La necesidad de digitalizar archivos crece en los entornos laborales. Esta práctica ofrece grandes ventajas encaminadas a facilitar la gestión documental, además de cumplir con una normativa que obliga a las compañías a conservar sus documentos. En el mercado encontramos una amplia variedad de escáneres.
El manejo de documentación en formato digital facilita su distribución y almacenaje en un mundo laboral donde todo se mueve en el entorno online. Poder compartir la información de manera instantánea forma parte de la actividad cotidiana de cualquier empresa.
Los archivos físicos dan paso así a los digitales, lo que conlleva múltiples ventajas: desde la prevención de posibles pérdidas hasta la facilitación del acceso a la información con un simple click. Atrás quedan las jornadas laborales en las que los empleados debían invertir horas y horas en archivar, clasificar o buscar información entre montañas de papel. Con esta práctica se elimina también la necesidad de tener que dedicar espacio físico en la oficina para su almacenamiento.
Además, con el proceso de digitalización se cumple con una normativa que obliga a las compañías de muchos sectores a conservar sus documentos.
Esta forma de gestión documental requiere la utilización de escáneres con los que realizar ese proceso de transformación digital. Pero, ¿cómo escoger el más adecuado entre todos los modelos y marcas disponibles en el mercado?
Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es la velocidad a la que realiza el proceso de digitalización. Cuanto mayor volumen de documentos debamos procesar, más rentable y eficiente nos resultará contar con un equipo más rápido.
Tendremos en cuenta también qué tipo de formato digital necesitamos según los sistemas de almacenaje y visualización que se utilicen en cada empresa.
Asimismo, valoraremos el tamaño admitido por el escáner para digitalizar documentos. En general, se suelen escoger los del tamaño estándar, el A4. Pero, algunas empresas necesitan que admita tamaños de papel más grandes, como el A3, por ejemplo, o formatos más pequeños, como DNIs o tickets. Existen escáneres especiales para este tipo de formatos.
El hecho de que el escáner incorpore un alimentador automático de documentos deberá tenerse en cuenta si deseamos procesar muchas hojas seguidas y de forma rápida. También podremos escogerlo con opción de escanear a doble cara automática, y dentro de éstos, con alimentador dual de paso único, que escanea ambas caras del original de una sola pasada. Esto permite tanto aumentar la velocidad de escaneo como reducir el número de atascos, al no tener que darse la vuelta la hoja dentro del alimentador.
Otro aspecto a tener en cuenta es la calidad del archivo con el que vayamos a trabajar. Si necesitamos que el trabajo digitalizado cuente con un mínimo de resolución específica, elegiremos el aparato con ese requerimiento.
Por último, debemos tener en cuenta la existencia en el mercado de escáneres portátiles, pensados para aquellos trabajadores que suelen moverse mucho durante su jornada laboral (en este blog hablábamos recientemente sobre los equipos que facilitan la movilidad en el trabajo). Si, por el contrario, el dispositivo se va a utilizar en un lugar fijo, optaremos por un escáner de sobremesa, o por una impresora multifunción con función de escaneo, para reducir el número de equipos necesarios en la oficina y el espacio ocupado por los mismos. Además, los escáneres integrados en las multifuncionales suelen ser más potentes que los de sobremesa, por lo que se presentan, en muchas ocasiones, como la opción ideal para una oficina en la que haya un volumen elevado de escaneos, y más concretamente cuando se necesite también escanear documentos en tamaño A3.
En Copiadoras Innovadas, contamos con una amplia gama de escáneres para empresas de las marcas hp y brother. Así como impresoras multifunción SHARP, hp y brother, con potentes escáneres profesionales para procesar altos volúmenes de documentación, tanto en A4, como en A3.
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